En entreprise et dans nos administrations les réunions ne manquent pas. Une réunion se définit comme l’action de réunir des personnes en un lieu à une fin déterminée, fait de se rassembler. Mais comment maximiser vos réunions ?
Si nous sommes d’accords que les réunions sont nécessaires au bon fonctionnement des organisations et entreprises, nous pouvons aussi être d’accord que nous gaspillons trop de temps et d’énergie dans des réunions non nécessaires ou mal tenues. On annonce même qu’une personne sur 5 est inutile dans chaque réunion que nous tenons. Je vais partager quelques astuces pour maximiser vos réunions dans ce billet.
Diffuser l’agenda et les documents avant la réunion
Une réunion doit se préparer et dans cette étape, l’organisateur doit diffuser l’agenda ou l’ordre du jour suffisamment à l’avance. Il en va de même pour les documents relatifs à la réunion. Cela permet aux participants de se préparer et à tout le monde de gagner du temps. Ainsi l’on évitera de lire les documents en prenant du temps qui doit servir à résoudre les problèmes ou prendre des décisions.
Inviter les personnes clés
Je me suis retrouvé souvent dans des réunions où je n’avais aucune valeur ajoutée. J’ai aussi été parfois absent de certaines réunions où j’aurais dû être pour contribuer à l’évolution de projets dès le début. Ces deux situations arrivent lorsque l’organisateur n’invite pas les bonnes personnes à la séance. Il faut s’assurer que les personnes clés sont invitées et présente et éviter d’inviter ceux qui ne doivent pas être dans la réunion.
Commencer la réunion à temps
Nous avons de gros problèmes avec le respect des horaires et du temps des autres sous nos tropiques. Il est cependant possible de changer les choses et éduquer ses collègues et collaborateurs. On peut se faire une réputation de celui qui commence ses réunions à temps. Essayez et vous verrez que les gens prendront leurs dispositions pour être à l’heure. Commencer à temps permet aussi de finir à temps. C’est aussi un signe de professionnalisme et de respect pour les autres et leurs agendas.
Activer le mode silencieux
Les appareils mobiles peuvent détruire la productivité d’une équipe au cours des réunions. Et lorsqu’une personne commence avec les appels et les SMS, les autres suivent. Il est donc important pour l’organisateur de rappeler à tous qu’il faut mettre les téléphones en mode silencieux. Certains l’oublient et d’autres font exprès. Et si des appels doivent être pris, ils le seront en dehors de la salle de réunion.
Un facilitateur et un preneur de notes
Avant le début de la réunion il faut designer une personne pour prendre note des décisions et actions. Cette personne sera chargée de faire un compte rendu qui permettra de suivre les progrès après les discussions. Il est aussi recommandé de designer un facilitateur pour que les discussions se passent dans l’ordre et la discipline.
Modèle de compte rendu de réunion
Une seule réunion à la fois
Il faut s’assurer que tout le monde suit ce qui se dit et que tout le monde participe. Dans ce sens, il est recommandé de mettre fin rapidement à a toute autre conversation en dehors de la réunion en cours. Cela demande de la fermeté avec les bavards. Cette discipline permet de gagner du temps précieux et aussi de respecter celui qui a la parole.
Tenir un chrono et finir à temps
L’agenda de la réunion doit comporter le temps prévu pour chaque partie. Et pour tenir dans le temps, il faut tenir un chronomètre. Cette action permet de finir la réunion à temps et libérer les participants pour vaquer à leurs occupations.
Au-delà d’un certain temps, les gens ont du mal à rester concentrés sur un sujet ou dans une réunion. C’est pour cela que les réunions longues doivent comporter des pauses. A défaut, il faut les séparer pour faire plusieurs réunions.
Savoir utiliser les outils numériques
Comment tirer le maximum de vos réunions sans un minimum de connaissance des outils numériques ? Impossible en ce siècle. Les analphabètes du numérique auront de plus en plus de mal dans le monde du travail. Réunions de groupe, téléconférences, webinars, visioconférence ou simple conversation entre collègues, les outils de travail à distance proposent de nombreuses configurations :
- La plus basique : une conférence téléphonique à plusieurs,
- La plus fréquente : monter une conférence en ligne au cours de laquelle vous travaillez avec un document et les participants interviennent en prenant la parole ou via un chat,
- Et, troisième solution, les vidéos chat. Cette fois, tout le monde est à l’écran sous forme de vignette (ou un avatar mais c’est moins impliquant) et peut intervenir de vive voix au gré des échanges entre les uns et les autres.
- Quatrième option : le live qui permet de diffuser des événements à des audiences plus larges, les participants ne pouvant que voir et intervenir que par écrit dans un chat dédié.
De nombreux outils permettent de faire ces différentes options de réunions et il faut s’assurer d’un minimum de choses pour maximiser ces réunions en ligne :
- S’assurer que tous les participants ont le matériel et le logiciel qu’il faut,
- S’assurer d’avoir partagé le lien et le code d’accès de la réunion à tous les participants,
- Reserver le temps de la réunion dans le calendrier des participants,
- S’assurer de vérifier sa connexion, son micro, casque et haut parleurs avant la réunion,
- Se connecter bien avant les participants et les accueillir, aider ceux qui auraient des problèmes.
Quelques logiciels de visioconférence [gratuits]
Je partage ici une liste de logiciels/applications qui permettent aujourd’hui d’organiser des réunions en ligne. Cette liste la particularité de réunir ceux qui sont les plus courants et qui offrent des versions gratuites. Ils sont en général intuitifs et avec un peu de curiosité, on peut en tirer de très belles expériences de collaboration.
Que la collaboration soit en ligne ou en présentiel ou qu’elle soit mixte, les mêmes principes s’appliquent pour tirer le maximum de vos réunions. En respectant les principes partagés plus haut, l’on peut facilement atteindre les objectifs de ses réunions.
Et vous, quelles astuces, et règles avez-vous à partager avec nous aujourd’hui ?
Merci pour ce partage simplement clair et précis