Pourquoi ne recevez-vous pas de réponses à vos courriers, dossiers de présentation et autres demandes que vous adressez aux entreprises, administrations et personnalités ? Obtenir plus de réponses à vos courriers ?
Je vais partager quelques trucs pour améliorer le taux de réponse que vous pouvez recevoir lorsque vous sollicitez certains types de personnes. Il peut y avoir d’autres astuces et techniques et j’aimerais les savoir en commentaire.
Il y a des gens très occupés
Les fonctions de management/leadership dans certaines organisations et administrations sont très prenantes. Les personnes qui les occupent doivent gérer des questions importantes au quotidien et font face à de nombreuses sollicitations. En plus de leurs occupations, ces responsables reçoivent de nombreuses demandes comme les vôtres. Parfois on n’a pas le temps de lire toutes les demandes et c’est souvent des assistant.e.s qui les lisent et viennent les soumettre pour décision.
Évitez les fautes
Les dossiers qui viennent avec des fautes et des erreurs sont moins susceptibles d’attirer l’attention des décideurs. Il faut faire l’effort de se relire et se faire aider pour corriger les éventuelles fautes. Les erreurs arrivent mais des documents officiels d’une ONG ou d’une association avec des fautes, ça rebute. Ceci est valable pour les demandes d’emploi, les CV, les e-mails, les échanges par système de messagerie instantanée.
Soyez concis…
Les gens qui n’ont pas le temps voudraient rapidement savoir de quoi vous parlez et ce que vous attendez d’eux. En écrivant, mettez-vous à leur place pour essayer de comprendre leurs attentes. Une demande avec beaucoup de verbiage risque d’être vite mise de côté pour une autre qui en vient clairement au point dès le début. C’est pareil pour les longues et ennuyeuses formules des courriers officiels des années 1900 que certains continuent d’utiliser.
Lorsque je reçois un message prive sur Twitter, Facebook ou WhatsApp, je n’ai vraiment pas le temps de répondre l’interrogatoire classique :
> Bonjour (bjr)/ Slt/ Xlt (ce dernier me pousse à ne plus lire la suite)
> Comment vous allez ?
> On dit quoi ? Ndkw ? C’est comment ?
> Comment va la famille ?/ Et les enfants ?
> Et les activités ?
En faisant ce genre d’interrogatoires, on n’obtient pas de réponses, du moins, on en obtient moins.
…Mais donnez des informations pour soutenir votre demande
Pour obtenir plus de réponses à ses courriers, il faut être concis et précis, il faut aussi éviter des textes laconiques qui vont nécessiter des questions ou présentations supplémentaires pour vous faire comprendre. Si vous voulez présenter votre entreprise pour devenir fournisseur, ajouter quelques réalisations, des liens, des références à votre courrier ne serait de trop.
Si vous voulez qu’on sponsorise un événement, n’oubliez pas de parler des éditions précédentes, du nombre de visiteurs, des différents exposants.
Un courrier qui risque de ne pas recevoir de suite
Évitez le jargon
Lorsque vous écrivez à quelqu’un, dites-vous qu’il n’est pas dans votre tête et n’est pas dans vos chaussures. Ainsi, le jargon et les sigles non communs peuvent être des freins à la compréhension de vos demandes et faire rejeter votre demande. Utilisez les mots justes et simples pour vous faire comprendre.
Trouvez le bon timing
Pour beaucoup d’entreprises et administrations, il y a des calendriers opérationnels. Ainsi je travaille normalement de 8 heures à 17 heures du lundi au vendredi, je ne travaille pas la nuit. Par ailleurs, les discussions des budgets de l’année suivante sont des faites entre le 3eme et le 4eme trimestre de l’année précédente. Si vous voulez solliciter une entreprise pour une grosse dépense, pensez-y. Les décideurs n’aiment pas imprévus dans les budgets.
Les lundis sont des jours de réunions pour de nombreux manageurs, décideurs. Pour d’autres c’est en fin de semaine. Renseignez-vous pour ne pas solliciter les gens au moment où ils sont concentrés sur des choses internes importantes, à moins de leur apporter des solutions à de gros problèmes qu’ils ont.
Qu’est-ce que j’y gagne ?
Lorsque vous sollicitez quelqu’un pour un soutien, un parrainage ou autre, sachez vendre votre offre. Savoir vendre c’est arriver à expliquer clairement à son potentiel client/bailleur/financier/sponsor ce qu’il gagnerait à investir/soutenir/participer/sponsoriser [à] ce que vous offrez. Mettez-vous à sa place, trouvez des problèmes concrets auxquels il/elle cherche des solutions et proposez vos services.
N’oubliez pas que tout le monde ne fait pas du social. Et même en faisant du social, beaucoup de personnes attendent des choses en retour. Je ne parle pas des dessous-de-table ou autre bakchichs, mais de choses dont on n’aura pas honte quand elles seront rendues publiques.
Savoir relancer
Si vous envoyez un dossier physique ou électronique, une gentille relance ne fait pas de mal. Elle pourrait vous remettre au centre de l’attention du décideur. La relance doit respecter les mêmes règles de politesse pour ne pas être agressive. Elle ne doit pas non plus devenir intrusive.
15/10/2021 at 19:01
Je croyais que les gens faisaient exprès, aujourd’hui je comprends mieux, merci